타부서의 번역 요청에 대한 협의 방법

의료기기 RA 전문가로서 업무를 수행하다 보면 예상치 못한 요청이 부서 간 경계를 넘어 오는 경우가 발생할 수 있습니다. 특히 번역과 관련된 요청은 규제 업무와 직접적인 연관이 없을 때도 있습니다. 이러한 상황에서의 적절한 대처는 전문성을 유지하고 부서 간 업무 효율성을 높이는 데 중요합니다.

먼저, 번역 업무의 책임소재를 명확히 하는 것이 중요합니다. 번역이 규제와 관련된 문서라면, 내용의 정확성과 신뢰성은 법적 책임과 직결될 수 있습니다. 따라서 관련성이 낮거나 출처가 불분명한 문서를 섣불리 번역하는 것은 문제가 발생할 여지가 큽니다. 예를 들어, 부서 외부의 요청으로 번역을 진행했는데 내용에 오류가 있다면, 요청을 수락한 부서나 담당자에게 예상치 못한 부담이 전가될 수 있습니다.

이러한 상황에서는 다음과 같은 방식으로 협의를 진행할 수 있습니다. 요청자에게 번역 요청을 처리할 수 없는 이유를 명확히 설명하되, 이를 거부로만 끝내지 말고 대안을 제시하는 것이 중요합니다. 예를 들어, 번역 업무의 전문성이 요구되는 경우에는 번역업체 이용을 권유하거나, 해당 문서를 관할하는 부서 또는 전문 팀에 직접 문의하도록 안내할 수 있습니다.

또한, 이메일 작성 시에는 다음과 같은 톤앤매너를 유지하는 것이 좋습니다. 요청을 정중히 거절하되, 상대방이 업무 협조를 요청한 취지를 존중하는 태도를 보여야 합니다. 예를 들어 다음과 같은 표현을 사용할 수 있습니다.

"요청하신 번역 작업은 당 부서의 주요 업무 범위를 벗어난 사항으로, 당 부서에서 처리하는 데 한계가 있습니다. 또한, 관련 규제 및 정확성 측면에서 검토가 필요한 사항이므로 번역업체를 통한 전문 번역 서비스를 이용하시는 것을 권장드립니다. 추가적으로 필요한 정보가 있다면 기꺼이 협력하겠습니다."

마지막으로, 부서 간 요청이 빈번히 발생하는 경우, 이러한 요청을 처리할 절차를 수립하는 것도 좋은 방안입니다. 예컨대 번역 요청에 대해 명확한 프로세스와 담당자를 지정하거나, 필요 시 번역 비용을 지원할 수 있는 정책을 마련하는 방법이 있습니다.